Voorkom problemen: zo reageert u correct op een betwiste factuur

Gepubliceerd op 14/02/2025

Wanneer u het niet eens bent met een ontvangen factuur, is het cruciaal om tijdig en op de juiste manier actie te ondernemen. Een correct uitgevoerde betwisting kan voorkomen dat u gehouden wordt tot betaling van een factuur waarmee u niet akkoord gaat. Hieronder lichten we de vier essentiële vuistregels toe voor een succesvolle betwisting van een factuur.

1. Schriftelijk protesteren

Een van de grootste valkuilen bij het betwisten van een factuur is het uitsluitend mondeling uiten van uw bezwaar. Dit biedt geen enkel juridisch bewijs. In het bewijsrecht geldt het gezegde “wie schrijft die blijft”. Om uw betwisting juridisch waterdicht te maken, dient u deze dan ook altijd schriftelijk te doen. Dit kan bij voorkeur per aangetekende brief en per e-mail. Hierdoor kunt u later aantonen dat u effectief bezwaar hebt gemaakt en kunt u de inhoud van uw betwisting staven met bewijsmateriaal.

2. Betwisting binnen een redelijke termijn

Voor ondernemingen is het van cruciaal belang om een factuur tijdig te betwisten. Volgens artikel 8.11, paragraaf 4 van het Burgerlijk Wetboek geldt namelijk:

“Behoudens tegenbewijs, levert een door een onderneming aanvaarde of niet binnen een redelijke termijn betwiste factuur tegen deze onderneming bewijs op van de aangevoerde rechtshandeling.”

Dit betekent dat indien een onderneming nalaat om een factuur tijdig en gemotiveerd te betwisten, deze factuur als aanvaard wordt beschouwd en een bewijskracht heeft met wettelijke bewijswaarde. Een laattijdige of gebrekkige betwisting kan dus ernstige financiële gevolgen hebben.

Wat als een redelijke termijn wordt beschouwd, hangt af van de concrete omstandigheden en de aard van de overeenkomst. Hoe langer u wacht, hoe groter het risico dat de factuur als aanvaard wordt beschouwd en u alsnog gehouden bent tot betaling.

3. Een goed onderbouwde motivering

Een algemene betwisting zonder verdere argumentatie volstaat niet. U moet concreet en gemotiveerd aangeven waarom u de factuur betwist. Dit betekent dat u moet specificeren welke elementen van de factuur onjuist zijn en waarom. Bijvoorbeeld:

• Werden er goederen gefactureerd die niet geleverd zijn?
• Werden de gefactureerde prestaties niet correct uitgevoerd?
• Is het gefactureerde bedrag hoger dan overeengekomen?

Een gedetailleerde factuur helpt u om een correcte controle uit te voeren en onderbouwd bezwaar te maken. Indien de factuur niet voldoende gedetailleerd is kan u verzoeken om de gefactureerde prestaties of goederen toe te lichten.

4. De impact op betaling

Indien u een factuur volledig betwist, betaalt u niets, aangezien betaling als een impliciete aanvaarding wordt beschouwd. Betwist u slechts een deel van de factuur? Dan is het verstandig om het niet-betwiste deel alvast te voldoen. Zo toont u uw goede trouw aan en voorkomt u verdere discussies over eventuele wanbetaling.

5. Conclusie

Bent u het niet eens met een ontvangen factuur? Wacht niet te lang en reageer correct. Zorg ervoor dat u uw betwisting steeds schriftelijk, tijdig en gemotiveerd verstuurt. Bij voorkeur via aangetekende brief én e-mail.

Onthoud bovendien dat elke onderneming conform art. 8.11 BW gehouden is een betwiste factuur binnen een redelijke termijn te protesteren. Doet zij dat niet, dan kan dit als stilzwijgende aanvaarding worden beschouwd. Een doordachte en goed onderbouwde betwisting kan heel wat problemen en onterechte betalingen voorkomen.

Aarzel niet om juridisch advies in te winnen als u twijfelt over de juiste aanpak, ons team van gespecialiseerde advocaten helpt u graag om de juiste stappen te zetten.