Inzage- en controlerecht van aandeelhouders

Gepubliceerd op 10/03/2025

De sleutel tot transparantie en goed bestuur

Het controle- en inzagerecht van aandeelhouders is een essentieel instrument om de transparantie en goed bestuur binnen een vennootschap te waarborgen. In grotere ondernemingen wordt dit recht uitgevoerd door een aangestelde commissaris. Doch in kleine ondernemingen zijn het de aandeelhouders zelf die dit toezicht uitoefenen, waarover in dit artikel meer.

Draagwijdte van het individueel inzage- en controlerecht

Wanneer aldus geen commissaris werd aangesteld, beschikt iedere aandeelhouder individueel over een onderzoeks- en controlebevoegdheid (artikel 3:101 Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen / WVV). Hierin kan hij/zij zich steeds laten bijstaan of vertegenwoordigen door een accountant.

De draagwijdte van dit recht wordt bovendien gelijkgesteld aan (maar ook begrensd door) de wettelijke taak van de commissaris (artikel 3:68 WVV), nl.:

• Controle op de financiële toestand
• Controle op de jaarrekening
• Controle op de regelmatigheid van de verrichtingen

Om deze controle naar behoren te kunnen uitvoeren kunnen aandeelhouders aldus te allen tijde inzage nemen van de boeken, brieven, notulen en in het algemeen van alle documenten en geschriften van de vennootschap.

Vervolgens kan de aandeelhouder ophelderingen en inlichtingen verzoeken van het bestuur, alsook alle verificaties doen die hij/zij nuttig acht. Zo kan u als aandeelhouder onder meer van het bestuursorgaan vragen dat de omvang van vorderingen/schulden van de vennootschap wordt bevestigd door betrokken derden.

Niet zonder beperkingen

Het recht tot inzage is echter niet onbeperkt. Aandeelhouders kunnen dit recht enkel uitoefenen op de maatschappelijke zetel van de vennootschap. De stukken mogen aldus niet worden meegenomen, noch mogen zij gekopieerd worden. Het is echter wel toegestaan om nota’s te nemen.

In de rechtspraak en rechtsleer bestaat discussie over de precieze omvang van dit recht. Hoewel sommigen stellen dat het inzage- en controlerecht zich beperkt tot het lopende boekjaar of eventueel tot het voorbije boekjaar zolang de desbetreffende jaarrekening nog niet is goedgekeurd, lijkt de voorkeur te gaan naar een ruimere interpretatie die eveneens op de commissaris van toepassing is. Volgens deze opvatting strekt de controlebevoegdheid zich ook uit tot alle eerdere boekjaren waarvoor de jaarrekeningen al zijn goedgekeurd, voor zover dit relevant is voor de beoordeling van het lopende boekjaar. De rechtspraak biedt hierover echter geen eenduidig antwoord, aangezien de verschillende oplossingen sterk afhangen van de concrete feiten van elke zaak.

Conclusie

Het controle- en inzagerecht van aandeelhouders in kleine vennootschappen zonder commissaris vormt een belangrijk mechanisme voor toezicht en transparantie. Hoewel dit recht de mogelijkheid biedt om essentiële documenten in te zien, vereist het ook een actieve betrokkenheid en kritische houding van aandeelhouders om de financiële gezondheid en het beleid van de vennootschap te waarborgen. De afwezigheid van een commissaris maakt het des te noodzakelijker dat aandeelhouders hun rechten ten volle benutten en waakzaam blijven voor mogelijke onregelmatigheden.

Bij Talo Advocaten begrijpen we hoe belangrijk transparantie en goed bestuur zijn voor het succes van uw vennootschap. Ons team van gespecialiseerde advocaten staat klaar om aandeelhouders te begeleiden bij de uitoefening van hun inzage- en controlerecht. Of u nu ondersteuning nodig heeft bij het opvragen en analyseren van documenten, juridisch advies wenst over de reikwijdte van uw rechten, of bijstand zoekt bij het voeren van overleg met het bestuur — wij bieden deskundige en praktische oplossingen.

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we ervoor dat uw rechten als aandeelhouder optimaal worden gewaarborgd en dat de financiële gezondheid en transparantie binnen uw vennootschap verzekerd blijven.